С 1 сентября 2026 года для участников перевозок действуют новые правила работы с документами: ряд транспортных и экспедиторских документов нужно оформлять в электронном виде и передавать через государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Разберемся, какие именно документы затронули изменения, когда они нужны, кто их оформляет и что важно учесть при работе с ними.

Что изменилось

Для участников перевозок стала обязательной электронная форма ряда перевозочных документов. Изменения установлены Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ, который предусматривает поправки в законодательство об автомобильном, железнодорожном и воздушном транспорте, а также в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности.

Согласно закону № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года электронная форма стала обязательной для транспортных накладных, заказов (заявок) при автомобильных перевозках, транспортных железнодорожных накладных, грузовых накладных при воздушных перевозках, а также экспедиторских документов — поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок.

Документы передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Для этого участники перевозки взаимодействуют с системой через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. ГИС ЭПД хранит электронные перевозочные документы и предоставляет их государственным органам в предусмотренных случаях.

При этом бумажные документы не исчезли полностью. Перечень случаев, когда транспортную накладную, заказ и заявку оформляют на бумажном носителе, установлен приказом Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262. Изменения в приложение к приказу № 262 внесены приказом Минтранса России от 2 сентября 2026 года № 391. В частности, бумажное оформление допускается при:

• перевозке грузов военного назначения, если грузоотправителем или грузополучателем выступает Министерство обороны, МВД России, Росгвардия, ФСБ России, МЧС России, СВР России или ФСО России;
• перевозке грузов по территориям, где введены режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайное или военное положение либо действует правовой режим контртеррористической операции;
• перевозке специальных грузов;
• перевозке периодических печатных изданий;
• перевозке продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговых операций, осуществляемых в соответствии с законодательством о военно-техническом сотрудничестве и экспортном контроле.

Отдельного переходного периода после 1 сентября 2026 года закон не установил. До 1 марта 2027 года при проверках инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением, если вместо обязательного электронного документа предъявлен бумажный. Эта мера не отменяет требования оформлять электронные документы.

Кого касаются новые правила

Требования, вступившие в силу с 1 сентября 2026 года, затрагивают не только перевозчиков. С ЭПД работают разные участники перевозочного процесса — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы. Поэтому обязанность перейти на электронный документооборот может возникнуть и у компании, которая не занимается перевозками, но отправляет или получает грузы с привлечением стороннего перевозчика.

Набор документов и действия участника зависят от его роли в конкретной перевозке. Грузоотправитель передает сведения о грузе и условиях перевозки, перевозчик оформляет данные о выполнении перевозки, а грузополучатель подтверждает приемку. Экспедитор при организации транспортно-экспедиционных услуг работает с отдельными документами, предусмотренными законодательством для этой деятельности.

Есть и ситуации, когда транспортная накладная вообще не требуется. Например, если организация перемещает собственный груз своим транспортом и не заключает договор перевозки, ЭТрН не оформляется. В этом случае перевозку сопровождает путевой лист.

Поэтому перед переходом на ЭПД важно определить не просто, занимается ли компания перевозками, а какую роль она выполняет и какие документы оформляет в конкретных перевозках.

Какие перевозочные документы нужно обязательно оформлять в электронном виде

Электронная транспортная накладная

Транспортная накладная используется при перевозке груза автомобильным транспортом. Она подтверждает заключение договора перевозки между грузоотправителем и перевозчиком и содержит сведения, необходимые для организации и контроля перевозки.

В электронной форме транспортная накладная состоит из восьми файлов обмена — титулов. Их формируют и подписывают разные участники перевозки на разных этапах. Грузоотправитель оформляет титул 1, перевозчик — титул 2, грузополучатель — титул 3, в котором отражает результаты приемки груза, а перевозчик — титул 4 при выдаче груза. Для отдельных ситуаций предусмотрены дополнительные титулы. Например, титул Т8 используют при изменении водителя или транспортного средства.

До начала перевозки в документе указывают сведения о сторонах, грузе, месте погрузки, месте выгрузки и транспортном средстве. После подписания необходимых титулов в ГИС ЭПД формируется QR-код, который используется при проверке перевозки на дороге.

В ходе перевозки сведения в ЭТрН могут измениться. Например, при поломке автомобиля или необходимости заменить транспортное средство либо водителя новую накладную оформлять не требуется, если перевозчик остается прежним. Изменения вносят в действующую ЭТрН в установленном порядке, после чего формируется новый QR-код с обновленными сведениями. Для таких изменений предусмотрен отдельный титул Т8.

При приемке груза грузополучатель проверяет его количество и состояние. Если обнаружены расхождения, их фиксируют в установленном порядке и отражают в соответствующих сведениях ЭТрН.

Формат ЭТрН утвержден приказом ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@. Изначально приказ должен был действовать до 1 сентября 2026 года, однако приказом ФНС России от 24 июля 2026 года № ЕД-1-26/502@ это ограничение отменили. Поэтому утвержденный формат продолжает применяться после 1 сентября 2026 года.

Электронный заказ (заявка)

Заказ или заявка используются при организации автомобильной перевозки. Это две формы одного документа, отличающиеся наличием или отсутствием постоянного договора на перевозку. Подробнее — по ссылке.

В электронном заказе (заявке) указывают сведения об участниках перевозки, грузе, маршруте, времени подачи транспорта, требованиях к транспортному средству и условиях погрузки и выгрузки. Документ также содержит другие условия перевозки, согласованные сторонами.

Заказ (заявка) связан с оформлением предстоящей перевозки, а транспортная накладная сопровождает ее исполнение. Поэтому заказ или заявка не являются электронной транспортной накладной и не заменяют ее.

Для электронного заказа (заявки) ФНС утвердила отдельный формат приказом от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/108@. Изначально этот приказ должен был действовать до 1 сентября 2026 года. Ограничение срока действия было исключено приказом ФНС России от 16 июля 2026 года № ЕД-1-26/494@.

Экспедиторские документы

При транспортно-экспедиционной деятельности используются три вида документов: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Для каждого из них налоговая утвердила отдельный электронный формат приказом от 28 апреля 2026 года № ЕД-1-26/277@.

• Поручение экспедитору определяет перечень и условия услуг, которые экспедитор должен оказать клиенту по договору транспортной экспедиции. В документе фиксируется задание экспедитору и параметры предстоящей работы.
• Экспедиторская расписка подтверждает принятие экспедитором груза от клиента для перевозки. Она фиксирует факт передачи груза экспедитору.
• Складская расписка подтверждает принятие экспедитором груза на складское хранение. Она используется, когда в рамках транспортно-экспедиционной деятельности груз передается экспедитору для хранения.

Экспедиторская расписка и транспортная накладная имеют разное назначение: первая подтверждает принятие груза экспедитором от клиента, а транспортная накладная удостоверяет заключение договора перевозки между грузоотправителем и перевозчиком.

Электронная транспортная железнодорожная накладная

Транспортная железнодорожная накладная удостоверяет заключение договора перевозки груза железнодорожным транспортом, принятие груза к перевозке и условия перевозки. В электронном виде она содержит сведения, относящиеся к грузоотправителю, перевозчику и грузополучателю.

Формат электронной транспортной железнодорожной накладной утвержден приказом ФНС России от 7 мая 2026 года № КЧ-1-26/297@.

Электронная накладная передается в ГИС ЭПД через информационную систему оператора электронных перевозочных документов. Для нее установлен отдельный порядок электронного обмена.

Накладная на бумаге допускается в отдельных случаях, установленных нормативными актами Минтранса. В частности, это возможно при отсутствии у грузоотправителя технической возможности сформировать и передать электронную накладную либо у перевозчика — принять ее.

Электронная грузовая накладная

Грузовая накладная используется при воздушной перевозке груза. Она удостоверяет заключение договора воздушной перевозки, принятие груза к перевозке и условия перевозки.

Для электронной грузовой накладной налоговая утвердила отдельный формат приказом от 27 апреля 2026 года № ЕД-1-26/276@. Приказ применяется не ранее 1 сентября 2026 года. ФНС предусмотрела две версии формата — 5.01 и 5.02.

Электронная грузовая накладная передается через информационную систему оператора в ГИС ЭПД. Для нее действуют отдельные правила электронного обмена, утвержденные Правительством России.

При этом электронная форма обязательна не во всех случаях. Приказ Минтранса России от 18 марта 2026 года № 102 определяет случаи, когда грузовая накладная может оформляться на бумажном носителе. В частности, это допускается при отсутствии у грузоотправителя технической возможности сформировать и передать электронную накладную или у перевозчика — принять ее.

Для внутренних воздушных перевозок предусмотрен также случай, когда в аэропорту отправления, назначения или транзита отсутствует специальное программное обеспечение, необходимое для оформления электронной грузовой накладной.

Как работать с ЭПД в облаке 1С:Фреш

Если вы уже работаете в облачной «1С:Бухгалтерии» или «1С:БизнесСтарт», переходить на другую программу для работы с электронными перевозочными документами не потребуется. В приложениях уже есть все необходимое для оформления, подписания и отправки ЭПД. Отдельно устанавливать 1С-ЭПД также не нужно: решение работает в составе системы обмена электронными документами 1С-ЭДО.

Чтобы начать обмен перевозочными документами, сначала подключите 1С-ЭДО (если сервис не подключен). Затем выберите тариф 1С-ЭПД и оформите подписку через обслуживающего партнера 1С:Фреш. После этого останется проверить настройки обмена в программе и включить необходимые виды электронных перевозочных документов.

Дальше работать с ЭПД можно непосредственно в облачной программе — примерно так же, как с другими электронными документами. Отправленные документы проходят через оператора информационной системы ЭПД, а входящие поступают в программу для дальнейшей работы.

Для водителей предусмотрено отдельное мобильное приложение 1С-ЭПД. Оно связано с облачной программой и используется в пути, в частности для работы с титулами ЭТрН и предъявления QR-кода при проверке перевозки. Отдельно оплачивать приложение не требуется: оно работает в рамках подключенного 1С-ЭПД.

Вопросы-ответы

Нужно ли всем участникам перевозки работать через одного оператора ЭПД?
Нет. Участники перевозки могут использовать разных операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Обмен между операторами организуется в роуминговом режиме, поэтому грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель не обязаны подключаться к одному оператору.

Что делать, если ГИС ЭПД временно недоступна?
Временная недоступность ГИС ЭПД не означает, что перевозку нужно приостанавливать. В этой ситуации электронные перевозочные документы сохраняются у оператора информационной системы ЭПД и передаются в ГИС ЭПД после восстановления ее работы.

Можно ли предъявить электронный документ при проверке на дороге без доступа к системе?
Да. Отсутствие интернет-соединения у водителя не препятствует проверке ЭПД. Водитель может предъявить инспектору сохраненный QR-код, полученный от оператора ИС ЭПД. Инспектор считывает его своим устройством и получает сведения, необходимые для проверки. Минтранс также указывает, что QR-код можно хранить на телефоне или другом устройстве.

Если связь нестабильна во время оформления документа, ЭПД могут быть сформированы и сохранены у оператора. После восстановления соединения оператор передаст их в ГИС ЭПД. При этом перевозка может продолжаться в электронном формате.

Что делать, если перевозчик везет собственный груз на собственном автомобиле?
Если компания перевозит собственный груз собственным транспортом без договора перевозки, транспортная накладная не требуется — достаточно путевого листа.

Нужно ли оформлять ЭПД при международной перевозке?
Не все документы при международных перевозках попадают под новые требования. Например, международная транспортная накладная CMR не относится к документам, которые необходимо передавать в ГИС ЭПД. Ее электронное оформление развивается в рамках отдельных проектов и пилотных режимов.

Что происходит, если перевозка началась на бумаге, а потом появилась возможность перейти на электронный формат?
Если документооборот по перевозке начался на бумаге, его завершают на бумаге; если начался в электронном виде — должен оставаться в формате ЭДО. Смешанный документооборот по одной перевозке не предусмотрен.

Нужно ли менять привычный порядок работы с документами после перехода на ЭПД?
Не обязательно. Если учет уже ведется в облачной программе 1С, работу с электронными перевозочными документами можно организовать в ней же. Пользователю не придется переносить данные в отдельную систему: сведения для ЭПД можно использовать непосредственно в программе, а готовые документы оформлять, подписывать и отправлять в электронном виде.

Если вы еще не работаете в 1С:Фреш, можно зарегистрироваться в облачной программе и вести в ней учет, а работу с ЭПД подключить там же. Первые 30 дней работы в облаке доступны бесплатно.