Благодаря программе «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ) в облаке 1С:Фреш и доработкам пекарня смогла оптимизировать производство и выйти на уровень поставок по всей России и странам СНГ.

О клиенте

«Esco» — пекарня из Хабаровска, занимающаяся производством разнообразных хлебобулочных изделий. Компания была основана в 2011 году и насчитывает около 50 сотрудников. В ассортименте более 30 видов продукции, есть свыше 10 собственных точек продаж. Кроме того, осуществляется доставка в супермаркеты и магазины России и СНГ.

Почему пекарня решила автоматизироваться

Рост количества заказов и числа торговых точек привел к следующим трудностям:

• Сложно было искать заказы и оплаты по ним, а также отслеживать их готовность на производстве, из-за чего задерживались отгрузки.
• Не было возможности постоянно контролировать остатки сырья на складе для своевременного пополнения.
• Работа с документами занимала много времени: все заказы вносились в таблицу Excel вручную, таким же образом формировались документы по каждому заказу.

По словам управляющего пекарней Жамшида Беркинова, «накапливался бардак». Для наведения порядка он обратился в IT-компанию «Форус» с задачей упростить управление производством, складом, поставками и контрагентами. При этом необходимо было сохранить существующий формат работы в Excel и интегрировать его в 1С.

Переход на «1С:УНФ» и создание «Матрицы продаж»

Внедрение типового функционала «1С:УНФ»

Жамшид Беркинов подробно описал особенности работы пекарни и обозначил ключевые задачи: контроль складских остатков, расчет себестоимости продукции и ведение взаиморасчетов с контрагентами. Для решения этих задач совместно со специалистом «Форус» была выбрана программа «1С:Управление нашей фирмой» в облаке 1С:Фреш. Она включает все необходимые инструменты для учета, управления складом и маркировки товаров.

В течение двух месяцев специалисты обслуживающей организации:

1. Полностью перенесли данные из Excel в «1С:УНФ».
2. Обучили сотрудников работе с новой системой.
3. Настроили основные модули типового функционала:
   • финансовый и управленческий учет, мониторинг показателей;
   • бухгалтерский учет;
   • учет банка и кассы;
   • взаиморасчеты с контрагентами;
   • управление торговыми операциями;
   • учет основных средств;
   • расчет зарплаты и кадровый учет.

Индивидуальная разработка и внедрение «Матрицы продаж»

Для удобства работы с заказами «Форус» разработал для клиента уникальную доработку – «Матрицу продаж».

Матрица продаж в программе «1С:УНФ»

Это специальная форма, которая позволяет массово заполнять заявки покупателей и автоматически формировать все необходимые документы, включая производственные и логистические. «Матрица продаж» основана на привычной для пекарни структуре Excel: горизонтально расположены позиции продукции, а вертикально — филиалы и контрагенты (торговые точки, оформляющие заказы).

Как «Матрица продаж» изменила бизнес-процессы пекарни

Основные функции, упростившие работу с заказами

  1.  Автоматизация заполнения заявок
Перенесены контрагенты и товары из Excel в «Матрицу продаж» для автоматического формирования заявок.

Выбор контрагента при создании заказа в «Матрице продаж»

Выбор вида и количества товаров при создании заказа в «Матрице продаж»

  2.  Регистрация заявок одним кликом
После ввода данных о продукции и контрагентах заявка регистрируется в системе одним нажатием и отправляется на производство. Здесь же можно сформировать документы.

Зарегистрированные заказы в «Матрице продаж»

  3.  Создание печатных документов
Система автоматически генерирует такие документы, как «Счет на оплату», «ТОРГ-12» и «УПД», на основе каждого заказа.

Печатная форма «Счет на оплату» в «Матрице продаж»

  4.  Отправка документов по электронной почте
Документы по заявке можно отправлять контрагентам прямо из системы.

Автоматическая отправка электронного письма об оформлении заказа, сформированного в «Матрице продаж»

  5.  Формирование маршрутных листов
На основании заказов автоматически создаются маршрутные листы для водителей, сгруппированные по контрагентам.

Формирование маршрутного листа по группам контрагентов для водителя в «Матрице продаж»

  6.  Связь с заказами на производство
Заявки из «Матрицы продаж» автоматически преобразуются в производственные заказы с указанием необходимого сырья.

Список запасов, необходимых для выпуска продукции

  7.  Точный расчет себестоимости
Система корректно рассчитывает стоимость продукции, включая расходы на аренду, ингредиенты и другие факторы.

Расчет себестоимости продукции в «1С:УНФ»

  8.  Контроль оплаты и отгрузки
Управляющий может отслеживать статус оплаты и этапы выполнения заказов.

Индикатор отгрузки заказа

Дополнительные индивидуальные доработки под специфику пекарни

  1.  Учет заработной платы с возможностью удержаний
Добавлена возможность фиксировать нарушения (например, опоздания) в специальном табеле и автоматически удерживать штрафы из зарплаты.

Доработки по удержанию суммы в функционале учета зарплаты сотрудника в «1С:УНФ»

  2.  Сертификаты качества
Разработана печатная форма удостоверений качества для определенных видов продукции.

  3.  Печать индивидуальных этикеток
Автоматизирован процесс печати ценников и этикеток с указанием сроков хранения и сертификатов.

Печать индивидуальных этикеток в программе «1С:УНФ»

Результаты автоматизации

После внедрения системы «1С:УНФ» и «Матрицы продаж» пекарня достигла значительных результатов:

• оформление заказов стало в три раза быстрее;
• минимизировался риск ошибок при создании и обработке заказов;
• установился строгий контроль взаиморасчетов с контрагентами;
• владельцы получили инструмент для точного контроля себестоимости продукции;
• появилась возможность оперативно отслеживать остатки сырья на складе;
• наладилось соответствие требованиям законодательства по маркировке продукции;
• сократилось время на печать этикеток и ценников.

Благодаря индивидуальным доработкам и типовым возможностям программы «1С:УНФ» в облаке 1С:Фреш пекарня «Esco» смогла выйти на рынок масштабных поставок, открыла дополнительные розничные точки и продолжает расти. Доступ к облачной системе позволяет управляющему контролировать процессы в любое время и с любого устройства, что значительно упрощает управление бизнесом.

«Мы стабильно растем. У нас появляются новые виды изделий, точки продаж и контакты. С «1С:УНФ» стало гораздо легче контролировать поставки и производство, проводить инвентаризацию, вести взаиморасчеты, а самое главное – видеть себестоимость изделий. До внедрения мы не могли точно рассчитать реальную стоимость продукции и видеть остаток на складе» – делится Жамшид Беркинов, управляющий пекарней «Esco».

Что дальше?

«Форус» продолжает сотрудничество с пекарней и работает над дальнейшим развитием 1С клиента. В ближайших планах — доработки в «Матрице продаж», совершенствование маршрутных листов и создание новых функциональных кнопок для ускорения работы.

«Программистам «Форус» удалось полностью перенести мой проект из Excel в программу 1С. Теперь мне удобно работать, так как все сделано индивидуально под мои параметры, многие функции автоматизированы в 1С и отражаются в удобных для нас блоках. Фирме «1С» и компании «Форус» я искренне благодарен! Рад, что есть такие сильные специалисты, которые всегда помогают, подсказывают, как воплотить мои идеи в бизнесе, вносят свои инновации в проект, а главное – понимают клиента» – поделился Жамшид Беркинов, управляющий пекарней «Esco».

Хотите попробовать облачные программы 1С?

У вас есть возможность бесплатно протестировать 1С:Фреш в течение 30 дней! Оцените удобство работы в облаке без установки и сложных настроек.

Для подключения достаточно оставить заявку по ссылке - сертифицированный партнер 1С:Фреш свяжется с вами и поможет начать работу.

Публикация подготовлена официальным партнером 1С:Фреш ГК «Форус».