С 2018 года ФНС собирает сведения обо всех покупках с чеками — и бумажными, и электронными. В единый реестр с помощью специальных сервисов передается информация о товарах, сумме покупки и общем размере чека; одновременно это упрощает контроль со стороны государства и облегчает заполнение деклараций и учет расходов для налогоплательщиков.

Большинство сервисов для сканирования и загрузки чеков рассчитаны на физлиц: они удобны для учета личных трат, проверки чеков в ФНС или восстановления выцветшей печати. Но как быть бизнесу, если требуется учесть представительские расходы, затраты на топливо, командировочные расходы, закупку в розничном магазине расходников?

Решение для загрузки данных с чеков от 1С

В облачных программах 1С:Фреш доступен сервис «1С:Сканер чеков», который помогает автоматически фиксировать расходы сотрудников и упрощает работу бухгалтерии. Сервис считывает информацию с QR-кодов на кассовых чеках и загружает ее из ФНС прямо в облачную программу, при этом сотрудники могут передавать данные без доступа к базе 1С.

Сервис будет полезен, если сотрудники:

• часто закупают товары для работы в розничных магазинах;
• отчитываются о командировках через авансовые отчеты;
• отчитываются о представительских расходах через авансовые отчеты;
• заправляют транспорт для работы без использования топливных карт.

Для начала работы достаточно подключить «1С:Сканер чеков» в облачной программе, установить сотрудникам бесплатное мобильное приложение и настроить для них ограниченный доступ, позволяющий только сканировать и отправлять чеки. Бухгалтер при этом выбирает, какие документы включить в отчет.

Как работает «1С:Сканер чеков»

Сервис работает вместе с мобильным приложением (скачать можно в Google Play или AppStore): сотрудник сканирует чеки, затем бухгалтер создает документ — авансовый отчет, путевой лист или учет расходов предпринимателя — и выбирает сотрудника, чьи чеки нужно включить. В программе сразу отображаются все отсканированные документы, и бухгалтер может одним нажатием подгрузить нужные чеки в документ. Дополнительные действия в системе не требуются: все данные автоматически попадают в отчет.

Такой на первый взгляд простой инструмент значительно упрощает работу.

Один из клиентов партнера 1С:Фреш «Максима Консалтинг» обратился за консультацией. Чеки со временем выцветают и затираются так, что информация в них становится нечитабельной. Тем временем хранить такие документы организация должна не менее пяти лет. На момент обращения клиент сканировал чеки в авансовых отчетах и прикреплял их к документу файлом pdf. От этого росла база 1С, что вызывало некоторые неудобства в работе и могло повлечь дополнительные затраты.

После аудита оказалось, что большая часть этих чеков относится к закупке ГСМ для служебного транспорта, а по внутренним причинам клиент не мог перейти на использование топливных карт. Для оптимизации процесса партнер предложил протестировать промотариф и помочь с запуском «1С:Сканер чеков».

В процессе знакомства с сервисом клиенту продемонстрировали функционал и помогли установить приложение одному из сотрудников, который как раз совершил служебную поездку. После совместного создания документа и загрузки чека бухгалтерия решила полностью перейти на сервис. А руководитель этой организации распорядился сканировать чеки сразу в момент получения, чтобы исключить возможную утерю данных, повысить прозрачность таких затрат и в дальнейшем контролировать их частоту.

При этом хранение бумажного авансового отчета не отменялось — просто отпала необходимость сканировать каждый чек отдельно для архива. Так как «1С:Сканер чеков» загружает всю значимую информацию в базу (продавец, дата и номер), которой достаточно для запроса дубликата на сайте ФНС, если такая необходимость все-таки возникнет.

Где можно использовать «1С:Сканер чеков»

Сервис доступен в следующих облачных программах:

• 1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия/ПРОФ/КОРП;
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации/ КОРП;
• 1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия;
• 1С:Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ;
• 1С:Садовод;
• 1С:Гаражи;
• 1С:Предприниматель;
• 1С:БизнесСтарт.

Как подключить «1С:Сканер чеков»

Для работы с «1С:Сканер чеков» в облачных приложениях 1С:Фреш необходимо обратиться к вашему партнеру 1С и выбрать подходящий платный тариф:

• 500 чеков — 1 500 рублей;
• 1 000 чеков — 2 500 рублей;
• 5 000 чеков — 11 500 рублей.

Если сложно сразу определить точное количество чеков, которое нужно будет отсканировать, можно выбрать тариф ориентировочно, а при необходимости позже докупить дополнительный пакет. При этом количество чеков из разных пакетов суммируется.

Для подключения тестового доступа к 1С:Фреш и запроса демонстрации сервиса достаточно оставить заявку по ссылке - сертифицированный партнер 1С:Фреш свяжется с вами и поможет начать работу.

Публикация подготовлена официальным партнером 1С:Фреш МАКСИМА КОНСАЛТИНГ.