Расчет отпускных — одна из регулярных задач бухгалтерии, в которой важно учитывать требования законодательства, правильно определить средний заработок и соблюсти сроки выплат. Ошибки могут привести не только к неверным начислениям, но и к претензиям со стороны сотрудников и контролирующих органов.

С 1 сентября 2025 года при расчете отпускных применяется порядок, установленный постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, который будет действовать до 1 сентября 2031 года. В статье разберем, как рассчитываются отпускные, какие выплаты учитываются при определении среднего заработка, как оформить отпуск и выполнить начисление в программе «1С:Бухгалтерия» в облаке 1С:Фреш.

 

Общие правила расчета отпускных

Базовая формула выглядит следующим образом:

Отпускные = средний дневной заработок × количество дней отпуска

 

При этом отпуск оплачивается в календарных днях, а заработная плата начисляется только за рабочие. Поэтому даже при стабильном окладе итоговая сумма за месяц отпуска не совпадает с обычной зарплатой.

На размер выплаты влияет сразу несколько факторов:

• различное количество рабочих дней в месяцах;
• наличие официальных праздников;
• структура дохода (премии, надбавки, доплаты);
• периоды отсутствия сотрудника (больничные, отпуск, командировки);
• особенности расчетного периода.

 

В результате стоимость одного рабочего дня в разных месяцах отличается. В «короткие» месяцы с праздниками каждый рабочий день фактически стоит дороже, а в «длинные» — ниже.

 

Что входит в расчет и как формируется средний заработок

Для расчета используется средний дневной заработок, который определяется на основе дохода за расчетный период.

Общая формула:

Среднедневной заработок = заработок за расчетный период / 12 / 29,3

 

Здесь 29,3 — установленное нормативом среднее количество календарных дней в месяце. Оно получено из расчета: (365 дней − 14 праздничных дней) / 12 месяцев = 29,25, округленное до 29,3.

В расчет среднего заработка включаются: оклад, регулярные надбавки, доплаты за условия труда, выплаты за переработки, ночные смены, работу в выходные и премии (годовые, квартальные, месячные — с учетом периода начисления).

Не учитываются:

• больничные и пособия по нетрудоспособности;
• командировочные расходы;
• компенсации за проезд, жилье и питание;
• отпускные выплаты;
• иные социальные выплаты.

 

Если сотрудник в течение расчетного периода был в отпуске, на больничном, в командировке или брал дни за свой счет, такие периоды исключаются из расчета. Соответственно, выплаты за это время также не включаются в базу для расчета среднего заработка.

В сложных случаях применяется уточненный порядок расчета, предусмотренный Постановлением № 540. Он используется, если расчетный период отработан не полностью или содержит исключаемые периоды. В этом случае средний дневной заработок рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (29,3 × количество полностью отработанных месяцев) + количество дней в неполностью отработанных месяцах

 

Для определения количества дней в неполностью отработанном месяце используется формула:

Количество дней = 29,3 / количество календарных дней месяца × количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.

 

Также при расчете отпускных важно учитывать минимальные гарантии. Фактический средний дневной заработок не может быть ниже величины, рассчитанной исходя из федерального МРОТ. В 2026 году федеральный МРОТ установлен в размере 27 093 рубля (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). В этом случае минимальный средний дневной заработок составляет 924 рубля 68 копеек. Если расчетный показатель оказывается ниже, отпускные рассчитываются исходя из минимального значения

Кроме того, с 2026 года действует новое правило по налогообложению. В соответствии с Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ, который внес изменения в п. 6.2 ст. 210 НК РФ, при расчете НДФЛ из отпускных необходимо выделять часть дохода, приходящуюся на районные коэффициенты и северные надбавки. Это требуется для корректного применения льготных ставок налога 13% и 15%.

 

Расчет отпускных на практике и особенности выплат

После определения среднего дневного заработка итоговая сумма отпускных рассчитывается умножением на количество календарных дней отпуска.

Важно учитывать, что отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска, а также облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Если день выплаты совпадает с выходным или праздничным днем — выплата производится накануне. При этом законодательство устанавливает только предельный срок выплаты отпускных — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Выплата может быть произведена и раньше, в том числе вместе с ближайшей выплатой заработной платы или аванса, если это предусмотрено внутренним порядком расчетов.

Таким образом, работник получает два разных типа выплат в одном месяце: отпускные заранее и заработную плату по стандартному графику.

 

Продолжительность отпуска, порядок оформления и дополнительные правила расчета

Согласно Трудовому кодексу РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Помимо этого, отдельные категории работников могут иметь право на дополнительные отпуска — например, при работе во вредных условиях, в районах Крайнего Севера или по специальным основаниям, предусмотренным трудовым законодательством или локальными актами работодателя.

Также дополнительные отпуска предусмотрены для студентов при сдаче сессий и экзаменов.

 

Разделение отпуска и правила использования

Отпуск может использоваться как полностью, так и частями. Однако установлено обязательное ограничение: хотя бы одна часть должна составлять не менее 14 календарных дней.

Оставшиеся дни можно распределять по соглашению между работником и работодателем, вплоть до одного дня.

Работодатели часто закрепляют порядок разделения отпусков во внутренних документах — правилах внутреннего трудового распорядка или положениях об отпусках. Это помогает равномерно распределять отпускные периоды между сотрудниками и избегать ситуации одновременного массового отсутствия персонала.

Любые договоренности о разделении отпуска должны фиксироваться документально:

• заявление сотрудника о разделении отпуска;
• либо дополнительное соглашение;
• либо отметка в графике отпусков.

 

Простого ознакомления с графиком недостаточно — требуется явное согласие работника.

 

Когда возникает право на отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы у работодателя. Однако существует ряд исключений, когда отпуск может быть предоставлен раньше:

• несовершеннолетним сотрудникам;
• женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• мужчинам, если их супруги находятся в декрете;
• усыновителям ребенка младше 3 месяцев;
• совместителям — одновременно с отпуском по основному месту работы.

 

Один полный месяц работы дает право примерно на 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев). Если сотрудник работает менее года, используется пропорциональный расчет отпускных дней и среднего заработка:

Средний дневной заработок = доход за отработанный период / количество отработанных месяцев / 29,3

 

Отпускные = средний дневной заработок × количество дней отпуска

Если отпуск предоставляется авансом, а сотрудник затем увольняется, из окончательного расчета удерживаются дни отпуска, которые фактически не были «заработаны».

 

Порядок оформления отпуска

Процедура включает несколько обязательных этапов:

1. Составление графика отпусков (не позднее чем за две недели до нового года).
2. Утверждение графика руководителем и ознакомление сотрудников под подпись.
3. Уведомление работника не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.
4. Оформление заявления (если отпуск не полностью по графику или делится).
5. Издание приказа.
6. Расчет и выплата отпускных бухгалтерией.

 

Отпуск может быть перенесен по согласованию сторон, но такие изменения должны фиксироваться документально (заявление и приказ о переносе).

В сервисе «1С:Кабинет сотрудника» можно подать заявление на отпуск, согласовать его с руководителем и ознакомиться с приказом в электронном виде. После начисления отпускных сотрудник может посмотреть расчетный листок и узнать сумму выплат в личном кабинете без обращения в бухгалтерию.

 

Нарушение сроков выплаты отпускных считается серьезным нарушением и влечет административную ответственность, аналогичную непредоставлению отпуска. Помимо штрафов работодатель обязан выплатить компенсацию за задержку.

 

Компенсация отпуска и перерасчеты

Заменить ежегодный отпуск денежной компенсацией можно только в двух случаях:

• при увольнении;
• при замене дополнительных дней отпуска сверх 28 календарных дней.

 

Основные 28 дней отпуска не подлежат замене денежной выплатой — они должны быть использованы как отдых.

Неиспользованные отпуска могут накапливаться, но это создает риски для работодателя: при увольнении может потребоваться выплата значительных компенсаций за несколько лет.

Компенсация рассчитывается по формуле:

Компенсация = средний дневной заработок × количество неиспользованных дней отпуска

 

Она выплачивается в день увольнения.

 

Что еще нужно иметь в виду

Если отпуск совпадает с праздничными днями, они исключаются из числа календарных дней отпуска и не оплачиваются, а сам отпуск продлевается на количество таких дней без дополнительных заявлений.

Если сотрудник заболел во время отпуска, отпуск продлевается на дни больничного или переносится. При этом оплачиваются отпускные и пособие по временной нетрудоспособности за больничные дни.

При пересечении отпускных и больничных возможен перерасчет выплат.

 

Ключевые моменты по отпускным

• отпускные рассчитываются по среднему заработку за 12 месяцев;
• используется фиксированный коэффициент 29,3;
• учитываются все трудовые выплаты, включая премии;
• не учитываются социальные выплаты и компенсации;
• отпуск оплачивается в календарных днях;
• выплаты производятся не позднее чем за 3 дня до начала отпуска;
• отпуск можно дробить, но одна часть должна быть минимум 14 дней;
• право на отпуск возникает через 6 месяцев работы (с исключениями);
• при увольнении компенсируются все неиспользованные дни.

 

Как рассчитываются и оформляются отпускные в «1С:Бухгалтерии»

В облачной программе «1С:Бухгалтерия» предусмотрена возможность начисления отпускных. При типовой настройке система рассчитывает отпускные самостоятельно на основании данных о начислениях за расчетный период.

Начисление оформляется документом «Отпуск», который создается в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления».

В документе указываются основные параметры: организация (если их несколько в базе), сотрудник и период отпуска — даты начала и окончания. После заполнения этих данных программа автоматически определяет количество календарных дней отпуска и рассчитывает сумму оплаты.

 

При указании периода отпускных система самостоятельно формирует расчет среднего заработка. Он определяется на основании данных о начислениях сотрудника за предшествующие 12 календарных месяцев либо за фактически отработанный период, если сотрудник работает менее года.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, программа учитывает только фактически отработанные календарные дни с применением установленного коэффициента 29,3. В полностью отработанных месяцах используется стандартное значение 29,3 дня, а в неполных месяцах выполняется пересчет пропорционально фактическому времени работы.

После расчета в документе автоматически заполняется поле с суммой начисления. По ссылке внутри документа можно открыть детализацию расчета среднего заработка, где отображаются исходные данные: начисления по месяцам, количество учтенных дней и итоговый средний дневной заработок.

При необходимости пользователь может изменить исходные данные вручную, если требуется корректировка расчета.

В документе также доступна печатная форма расчета среднего заработка, которая формируется через кнопку «Печать». Отдельно формируется приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6 и записка-расчет.

Дополнительно программа автоматически рассчитывает НДФЛ, который отражается в отдельном поле документа. На дату выплаты дохода налог будет исчислен автоматически и учтен в регистрах учета.

Значение в поле «К выплате» формируется как разница между начисленной суммой отпускных и удержанным НДФЛ.

Дата выплаты заполняется автоматически и устанавливается с учетом требований законодательства — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. При необходимости ее можно изменить вручную.

В нижней части документа заполняется блок «Основание и период работы». Здесь указывается основание предоставления отпуска (например, заявление сотрудника или внутренний приказ). Эти данные используются при формировании печатной формы приказа Т-6. Также автоматически определяется рабочий год, за который предоставляется отпуск.

После проведения документа система формирует проводки и движения по регистрам. Их можно просмотреть через функцию «Показать проводки и другие движения документа».

Из документа «Отпуск» также доступна функция «Выплатить», которая позволяет сформировать комплект документов на перечисление отпускных сотруднику.

Документ «Отпуск» рекомендуется вводить до окончательного начисления заработной платы за месяц, поскольку расчет страховых взносов производится в документе «Начисление зарплаты» и зависит от корректного отражения отпускных.

 

---

Если вы еще не работаете с облаком 1С:Фреш, зарегистрируйтесь, получите бесплатных 30 дней и оцените все возможности «1С:Бухгалтерии» или других учетных программ!