21.12.2023 Автоматическое заполнение авансовых отчетов в программах 1С сервиса 1С:Фреш

Уважаемые пользователи сервиса 1С:Фреш!

В бухгалтерских приложениях сервиса 1С:Фреш появилась возможность автоматического заполнения авансовых отчетов по данным кассовых чеков. Для этого реализована интеграция этих приложений с сервисом ФНС России, обеспечивающим проверку чеков ККТ.

Эта возможность позволит вам автоматически заполнять авансовые отчеты и иные подобные документы данными кассовых чеков, подтверждающих покупки, сделанные подотчетными лицами.

Возможность доступна в следующих приложениях:

• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Предприниматель
• 1C:Бухгалтерия 8 СПЕЦ/КОРП
• 1С:Садовод
• 1С:Гаражи
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации КОРП

Также планируется предоставить ее пользователям приложений:

• 1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, начиная с версии 3.0.145;
• 1C:Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ, начиная с версии 3.0.146.

С 2020 года эта функциональность была доступна для пользователей сервиса 1С:БизнесСтарт и хорошо себя зарекомендовала.

Для пользователей сервиса 1С:Фреш новая функциональность в настоящее время будет бесплатной. Позднее планируется ввести плату за автоматическое заполнение документов (предварительно, при обработке до 200 чеков в квартал автоматическое заполнение останется бесплатным, далее — за плату).

Функциональные возможности

Часто возникают ситуации, когда сотрудники, покупая что-либо за подотчетные деньги, получают кассовые чеки, которые нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Пример 1. Бухгалтер-аутсорсер ведет учет предпринимателя (малого предприятия). Предприниматель (директор малого предприятия) регулярно приносит бухгалтеру пачку чеков за свои поездки или покупки, а бухгалтер включает эти расходы в налоговые декларации предпринимателя.

Пример 2. Сотрудники предприятия регулярно делают покупки для бизнеса в розничных магазинах, ездят в командировки, заправляются на АЗС без использования топливных карт и предоставляют чеки в бухгалтерию для подготовки авансового отчета или путевого листа.

До появления новой функциональности бухгалтеры вручную вводили в авансовые отчеты данные этих чеков. Это могло привести к ошибкам:

• неверным реквизитам документов;
• неправильным сведениям о покупке;
• двойному отражению в учете.

Кроме того, ручной ввод провоцировал бухгалтера сокращать вносимые данные — не вводить детально состав приобретенных товаров или услуг, что могло привести к претензиям налоговых органов при выездной проверке или истребовании первичных документов.

Теперь приложения сервиса 1С:Фреш могут по QR-коду, напечатанному на чеке, получить из ФНС реквизиты чека и его детальный товарный состав. Это позволит:

• снизить налоговые риски некорректного отражения в учете расходов, осуществляемых сотрудниками за подотчетные деньги;
• повысить уровень автоматизации при подготовке авансовых отчетов, так как по прочитанным данным приложение 1С позволяет автоматически заполнить авансовый отчет сотрудника;
• работать только с надежными данными, проверенными ФНС.

В письме ФНС РФ № АБ-4-20/4292 разъясняется, что кассовый чек может храниться исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе.

Все QR-коды обработанных чеков сохраняются в сервисе 1С:Фреш, по ним кассовые чеки могут быть найдены и получены в мобильном приложении Проверка чеков ФНС России, а значит, будут являться документами, подтверждающими расходы.

Порядок подключения и работы

1. Пользователю необходимо зайти в приложение сервиса 1С:Фреш и получить код доступа для мобильного приложения:

   • для простого интерфейса — меню Настройки — 1С:Сканер чеков;
   • для полного интерфейса — Главное— 1С:Сканер чеков.
2. Установить на мобильный телефон бухгалтера или сотрудника, который делает закупки, мобильное приложение 1С:Сканер чеков из App Store или Google Play. Это можно сделать с помощью QR-кодов, выведенных на странице получения кода доступа.
3. Ввести в мобильном приложении полученный код доступа.
4. Отсканировать чек в мобильном приложении. Чек проверяется в ФНС и становится доступным в приложении сервиса 1С:Фреш.
5. При вводе авансового отчета (путевого листа, расходов предпринимателя) программа предложит заполнить документы детальными данными проверенных кассовых чеков.

Внимание! Партнерам не требуется вводить новый тариф, также не нужно что-либо настраивать в программе.

С 08.12.2023 пользователи, которые работают или планируют начать работу в указанных выше приложениях сервиса 1С:Фреш, могут воспользоваться возможностями интеграции бесплатно при наличии действующей подписки. Возможность недоступна в тарифах 1С:Нулевка, 1С:Электронная трудовая книжка.

Возможности пользователей локальных версий приложений

На данный момент пользователи локальных версий приложений, установленных на компьютере пользователя («коробочных» или электронных поставок программы), а также пользователи других облачных сервисов на базе программы 1С Бухгалтерия 8, могут воспользоваться автоматическим заполнением авансовых отчетов, перейдя к работе в облачном сервисе 1С:Фреш. Пользователи с действующим договором 1С:ИТС/КП ПРОФ могут сделать это без дополнительной оплаты в течение срока действия договора, просим обращаться к обслуживающему партнеру 1С.

Также пользователи локальных версий могут получить аналогичную функциональность, подключив Сервис распознавания документов.

Поддержка пользователей

Методическую поддержку пользователей в сервисе выполняет партнер 1С, который является обслуживающей организацией пользователя.

Линия консультаций сервиса 1С:Фреш принимает обращения, связанные с доступностью сервиса, в режиме 24/7.