12.04.2022 Групповое распознавание первичных документов для Бухгалтерии предприятия

Уважаемые пользователи сервиса 1cfresh.com!

Мы добавили возможность быстрее вводить большой объем документов в базу с помощью Групповой обработки —новой возможности сервиса 1С:Распознавание первичных документов.

При групповой обработке отдельные этапы проверки и корректировки результатов распознавания осуществляются сразу для всех выбранных документов, и повторяющиеся действия пользователя максимально сокращаются.

Функционал уже доступен в приложении Бухгалтерии предприятия.

Запуск групповой обработки

При нажатии кнопки Групповая обработка открывается помощник ввода учетных документов.

Групповой ввод выполняется в несколько шагов.

Основные реквизиты

На первом шаге необходимо проверить и заполнить основные реквизиты распознанных документов: номер и дату документа, контрагента, организацию и общую сумму.

Реквизиты распознанных документов, которые нуждаются в проверке и корректировке, выделены красным. Задача пользователя — указать верное значение для всех реквизитов, которые были распознаны с ошибками.

При щелчке мышью по реквизиту подсвечивается область скана документа, где система распознала его местоположение. После того, как для распознанного документа введены значения всех реквизитов, он по умолчанию скрывается, чтобы пользователь мог сосредоточиться на оставшихся проблемных документах.

Если выделить несколько распознанных документов в таблице, то для них можно одновременно создать новых контрагентов или заполнить совпадающие реквизиты.

Дубли

На следующем шаге обрабатываются обнаруженные системой дубли документов. Необходимо выбрать экземпляр документа с наилучшим качеством и кликом по его скану сделать его основным. Остальные дубли этого документа будут удалены при дальнейшей обработке.

Если скан относится к другому документу, уберите его из дублей.

Комплекты

Далее система автоматически определяет комплекты документов, т.е. группы распознанных документов, которые относятся к одной хозяйственной операции.

Документы, входящие в комплект, обрабатываются совместно, и за счет этого сокращается необходимое количество правок реквизитов: если общий реквизит правильно распознан в одном из документов комплекта, то он может быть использован и для остальных документов.

Комплекты можно добавить и вручную — для этого достаточно перетащить нужные документы из левой части формы в правую.

Дополнительные реквизиты

На следующем шаге необходимо откорректировать дополнительные реквизиты документов, такие как: договор, склад, банковский счет, вид скидки и другие.

В этой форме в заполнении в первую очередь нуждаются реквизиты, выделенные красным. Серой заливкой выделены реквизиты, которые не актуальны для документов данного вида и недоступны для редактирования.

Номенклатура

Далее для строк документов требуется указать номенклатуру, которая не была сопоставлена автоматически. Выберите ее из уже имеющейся номенклатуры в базе или создайте новую.

Одинаковые значения вида номенклатуры и других реквизитов можно быстро заполнить для нескольких выделенных строк таблицы.

На странице Данные таблиц подсвечены красным суммы, которые или не распознаны или не проходят арифметическую проверку для одной строки документа. Подсказка внизу помогает понять, в чем заключается несоответствие. Также на этом шаге заполняются реквизиты Страна происхождения и ГТД.

Завершение групповой обработки

На завершающем шаге помощник показывает, по каким распознанным документам будут созданы в базе новые учетные документы, и к каким уже имеющимся в базе документам будут прикреплены их сканы.

При нажатии кнопки Обработать документы:

• в базе данных создаются новые учетные документы;
• прикрепляются сканы к существующим документам;
• распознанные документы, выбранные перед запуском групповой обработки, помечаются как обработанные.

Сервис распознавания документов доступен пользователю в приложении Бухгалтерии предприятия:

• в полном интерфейсе — из разделов Покупки и Продажи по гиперссылке Загрузить документы из сканов (фото);
• в простом интерфейсе — из раздела Документы — Основное по команде Загрузить — Из скана (фото).

Подробную информацию о сервисе распознавания первичных документов можно найти по ссылке.