Сложности в ручной обработке данных замедляют работу бизнеса, повышают риск ошибок и могут приводить к финансовым потерям. С этой проблемой столкнулась компания «ТрейдТехКом», пользователь облака 1С:Фреш, производитель и продавец автомобильных деталей.
В статье расскажем, как партнер 1С «Форус» помог компании выстроить процессы и справиться с возникшей проблемой.

О компании

С 2016 года «ТрейдТехКом» производит и продает автомобильные детали, узлы и принадлежности для спецтехники. Компания находится в Иркутске, ее продукция доступна по всей России. Весь ассортимент включает более 370 товаров, а оборот компании за последний год составил более 158 миллионов рублей. Продажи охватывают всю страну.

Для продолжения успешного развития в условиях изменяющегося рынка, компания решила автоматизировать свои бизнес-процессы. Цель — улучшить качество работы, сократить ошибки, ускорить выполнение задач и освободить время для стратегических целей.

Проблемы и вызовы

Для компании «ТрейдТехКом», которая на тот момент вела учёт в локальной версии программы «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ), основной задачей стала организация трёх ключевых процессов, связанных с товарным учетом и финансами: контроля движения товаров, управления товарным оборотом и расчета заработной платы с учетом индивидуальных процентных показателей.

К решению этих задач были привлечены специалисты компании «Форус».

  1.  Подбор аналогов
В 1С:УНФ содержится много товарных единиц, которые выступают как аналоги друг для друга. При этом необходимо учитывать их как самостоятельные позиции. При ручной обработке документов и подборе аналогов часть позиций может быть упущена. В результате страдает скорость обслуживания клиентов и точность работы с заказами.

  2.  Расчет потребностей
При обработке клиентских заказов «ТрейдТехКом» сталкивалась с дополнительными издержками из-за отсутствия оперативной информации по остаткам аналогичных товаров. Стандартная «коробочная» версия 1С:УНФ не обеспечивает автоматический учет таких позиций при оформлении заказов.

Разделение всех товаров на две группы зависит от способа пополнения складских запасов. Первая группа включает товары, для которых необходимо настроить минимальный и максимальный уровни запасов. При уменьшении количества товара до минимального уровня система автоматически запускает процесс пополнения. Вторая группа состоит из товаров, складские запасы которых требуется отслеживать вручную.

  3.  Расчет заработной платы
Расчет зарплаты с учетом сложной премиальной части также вызывал у «ТрейдТехКом» определенные трудности. Стандартная версия 1С:УНФ не поддерживала начисление премий с разными процентами для менеджеров и руководителей в зависимости от позиции товара. Поэтому расчеты приходилось выполнять вручную: данные из заказов переносили в Excel, указывали процент для каждого сотрудника, считали премии и формировали отдельные файлы для каждого.

Выбор решения для автоматизации

Несмотря на сложности, компания решила сохранить базу из локальной версии программы 1С:Управление нашей фирмой в качестве основного инструмента, так как в ней уже содержалась вся необходимая информация и функционал: управление продажами, закупками, складом, финансами, зарплатой, а также инструменты для анализа деятельности компании и формирования отчетности.

«ТрейдТехКом» решила перенести базу 1С:УНФ в облако 1С:Фреш, чтобы обеспечить удобную работу с системой. Это решение было продиктовано особенностями бизнеса: склад и магазин расположены в разных местах, а ассортимент продукции достаточно широкий. Кроме того, переход в облако позволил избежать затрат на приобретение и обслуживание собственного сервера.

«ТрейдТехКом» уже несколько лет успешно сотрудничала с компанией «Форус» к моменту принятия решения об автоматизации процессов. За этот период «Форус» зарекомендовала себя как оперативный и надежный партнер, эффективно справляющийся с поставленными задачами. Именно это стало основным фактором при выборе компании для дальнейшей доработки и развития системы.

Процесс автоматизации

Для оптимизации бизнес-процессов в «ТрейдТехКом» было решено доработать 1С:УНФ под реальные задачи компании. Специалисты «Форус» проанализировали ситуацию и предложили решения, которые позволили закрыть ключевые проблемы.

Подбор аналогов

Подбор аналогов требуется в трех случаях: когда идет работа с документами для заказа покупателя, для заказа поставщику или же отдельно.

Форма обработки выдает список товаров и данные:

• количество свободного товара;
• число позиций в заказах поставщиков;
• объем зарезервированного в пути товара;
• цена продажи и т. д.

В шапке указано, сколько строк можно перенести в заказ (если обработка открыта из заказа), и сумма позиций.

При вводе сотрудником данных в поисковую строку можно установить отбор. Например, выбрать только те позиции, где есть цена или доступные для покупки позиции.

Специалисты «Форус» настроили фильтрацию списка следующим образом:

• «Связать аналоги» — связывает позиции, которые будут отображаться как аналоги друг друга;
• «Добавить аналог» — добавляет новую позицию-аналог ко всем позициям в списке;
• «Убрать связи» — исключает позиции из списка аналогов.

Найденные позиции и их аналоги выводятся в одном списке, поэтому сотрудник может сразу видеть все варианты при подборе товара.

При необходимости менеджер сразу может предложить замену, определить доступное количество товара, дать варианты всех возможных ценовых альтернатив и рассчитать дату, когда товар будет готов к выдаче.

Теперь все операции с товарами и их аналогами выполняются прямо в заказе, без отдельных таблиц и действий.

Расчет потребностей

Специалисты «Форус» разработали алгоритм учета остатков, который позволяет контролировать запасы товаров на разных складах и видеть актуальное наличие.

Для расчета потребностей используется отдельная форма, где указываются дата, поставщик и способ пополнения запасов — автоматический или ручной. От выбранного способа зависит порядок расчета.

Информация для документов «Заказ поставщику» формируется с учетом количества аналогов и отображается на форме как по отдельной позиции, так и по всем ее аналогам. Таблица заполняется в соответствии с предустановленными параметрами. Здесь доступны основные данные о позиции:

• остаток;
• минимальное и максимальное количество;
• число заказанных у поставщиков позиций;
• количество зарезервированных в пути позиций;
• расчетное значение потребности.

После отметки флажка «Заказать» в списке номенклатуры или аналогов, позиция будет автоматически добавлена в документ «Заказ поставщику» при нажатии на кнопку «Сформировать заказы поставщикам».

Для учета остатков на складе в программе теперь используется новый подход. При выборе строки номенклатуры появляется таблица со всеми аналогами товара, включая те, которых нет в наличии. В этой таблице можно указать потребность вручную и выбрать позицию для заказа. Колонки в этой таблице идентичны основной. Значения остатка, резерва и заказа поставщиков по-прежнему заполняются в строках табличной части.

Для удобства работы система показывает итоговые значения остатков, заказов у поставщиков, резерва в пути и потребности по выбранной позиции и всем ее аналогам. Данные автоматически обновляются при выборе строки.

Основная таблица формируется на основе общего остатка по текущей позиции номенклатуры и всех ее аналогов. Потребность выделенной позиции в общей таблице равна вычисляемому значению «Итого потребность».

Автоматически заполняемая таблица также была доработана: теперь в нее попадают только позиции с остатком ниже минимального уровня. При расчете учитываются как сами товары, так и все их аналоги.

Для более точного планирования заказов специалисты «Форус» доработали механизм перемещения товаров между складами в 1С:УНФ, чтобы можно было видеть статус и местоположение каждой позиции:

1. В заказе покупателя появился столбец «Склад-источник», который позволяет резервировать товары с конкретных складов. Если в заказе используются разные склады, резервирование выполняется по указанным строкам, а в документе автоматически фиксируется соответствующий комментарий.
2. Добавлена функция автоматического резервирования запасов. Резервы снимаются при оформлении расходной накладной или при отсутствии оплаты в установленный срок. Если заказ оплачен, резерв сохраняется до завершения отгрузки.
3. Настроена автоматическая отправка уведомлений о поступлении товаров на склад. При оформлении документов перемещения ответственный за заказ покупателя получает письмо с номером заказа, наименованием покупателя и перечнем товаров.

Расчет заработной платы

Для расчета зарплаты был разработан регистр сведений, позволяющий устанавливать процент от продаж для менеджера и руководителя отдела продаж. Такая же возможность была реализована в карточке номенклатуры.

В случае отсутствия данных в карточке номенклатуры в документ автоматически подставляется стандартное значение. Эти данные можно редактировать вручную.

В конце месяца руководитель рассматривает заказы и подтверждает их, чтобы выплатить заработную плату. Далее он устанавливает статус «Утвержден в З/П» для каждого заказа. После этого формируется отчет, где для каждого работника рассчитывается сумма премии за месяц с подробной информацией по документам и номенклатуре. В этом отчете отображаются суммы премий для менеджеров и руководителя отдела продаж. Если информация в карточке товара не указана, то система автоматически заполняет ее стандартным значением, но ее можно отредактировать вручную.

Для документов «Заказ-наряд» премия может распределяться между несколькими участниками, поскольку эти документы оформляются совместно.

Результаты автоматизации

В процессе доработки облачная программа 1С:УНФ получила ряд новых возможностей:

1. Разработана функция «Расчет потребностей», которая включает столбцы: «Номенклатура», «Остаток на складе Азимут», «Минимальное количество», «Максимальное количество» и «Потребность». Последний столбец рассчитывается как разница между максимальным запасом и остатком по складу.
2. При выборе способа пополнения «Автоматическое» отображается номенклатура с остатками по складу Азимут ниже минимального остатка. Если выбрано пополнение «Ручное», то отображается вся номенклатура с указанным способом пополнения.
3. Добавлена возможность создавать заказы поставщикам по выбранным позициям, при этом реквизит «Контрагент» заполняется значением из карточки номенклатуры «Поставщик». Заказы группируются по контрагенту.
4. Расширение функционала «Подбор номенклатуры в документах реализаций» было улучшено путем добавления параметра «Способ пополнения» в карточку номенклатуры с опциями «Автоматическое» и «Ручное». Этот параметр также отображается на форме подбора аналогов.
5. Улучшен функционал расширения «Подбор номенклатуры в документах реализаций».
6. Создано расширение для документа «Заказ-наряд» по расчету заработной платы и соответствующий отчет.
7. В разделе «Работы» появились дополнительные настройки «Настройка процентов» с четырьмя параметрами.
8. Добавлена новая вкладка «ФОТ (Фонд оплаты труда)» для записи общей суммы премии.
9. Разработан внешний отчет, который показывает информацию о начислении премий сотрудникам по заказ-нарядам.
10. Все доработки соответствуют требованиям и стандартам 1С:Фреш.

Автоматизация позволила компании «ТрейдТехКом»:

• сократить ошибки в работе с документами и клиентами;
• ускорить обработку заказов и повысить удовлетворенность клиентов;
• повысить эффективность управления, так как многие операционные задачи стали занимать меньше времени.

Благодаря партнерству с компанией «Форус» «ТрейдТехКом» сохраняет стабильность и постепенно улучшает работу. Автоматизация позволяет меньше времени тратить на рутину и больше — на развитие компании.

Хотите попробовать облачные программы 1С?

У вас есть возможность бесплатно протестировать 1С:Фреш в течение 30 дней! Оцените удобство работы в облаке без установки и сложных настроек.

Для подключения достаточно оставить заявку по ссылке - сертифицированный партнер 1С:Фреш свяжется с вами и поможет начать работу.

Публикация подготовлена официальным партнером 1С:Фреш ГК «Форус».