Работа с иностранными сотрудниками требует постоянного контроля сроков действия документов, регистрации и оплаты патентов, а также своевременного оформления уведомлений. Ошибка в данных или пропущенные сроки могут привести к штрафам за нарушения миграционного законодательства, а в отдельных случаях — к репутационным потерям для компании.

На практике это означает, что кадровым специалистам приходится одновременно контролировать регистрацию, готовить уведомления и проверять корректность данных по каждому сотруднику вручную или в разных таблицах.

Компания QCMS разработала подсистему миграционного учета для облачной программы 1С:Зарплата и управление персоналом, которая помогает вести кадровый и миграционный учет иностранных сотрудников в одной базе. Расширение автоматически контролирует сроки, напоминает о важных событиях и упрощает подготовку необходимых документов непосредственно в 1С.

Единое пространство для кадрового и миграционного учета

Расширение «Миграционный учет» доступно для установки из 1С:Магазин расширений и работает внутри привычной среды 1С, и не требуя перехода в отдельные системы.

Все данные по иностранным сотрудникам находятся в одном контуре, без необходимости вести отдельные таблицы или дублировать информацию. В подсистеме есть справочники, документы, регистры и отчеты для сопровождения иностранных работников.

Функциональные возможности подсистемы

Контроль сроков и автоматические напоминания

Одна из ключевых возможностей — автоматический контроль сроков действия патентов, регистраций и других документов.

Система заранее уведомляет ответственных сотрудников о приближающихся сроках:

• окончания действия патента;
• необходимости регистрации трудового договора;
• окончания регистрации по месту пребывания;
• необходимости контроля оплаты патента;
• других важных событий миграционного учета.

В результате кадровый специалист видит не набор разрозненных дат, а понятный список задач на текущий период. Это снижает риск ошибок и нарушений.

Автоматизация подготовки документов

Подсистема позволяет формировать и заполнять необходимые документы непосредственно в 1С.

Пользователям доступны актуальные печатные формы заявлений, уведомлений и других документов для работы с государственными органами. Оформление документов выполняется в привычном интерфейсе 1С и занимает меньше времени за счет автоматического заполнения данных.

Список печатных форм, доступных в подсистеме миграционного учета:

• Заявление на патент (приказ МВД России от 14.08.2017 № 635)
• Заявление на переоформление патента (приказ МВД России от 14.08.2017 № 635)
• Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания (утв. приказом МВД России № 287)
• Заявление на ИНН (форма № 2-2-Учет)
• Уведомление о заключении трудового договора или ГПД с иностранным гражданином
• Сведения о постановке на миграционный учет (форма ИГ)
• Уведомление о прекращении трудового договора или ГПД
• Уведомление о трудовой деятельности (приказ МВД России № 655)
• Сведения о постановке/снятии с учета (форма ИР)
• Доверенность на кадровика
• Гарантийное письмо
• Визовая анкета
• Ходатайство о выдаче приглашения на въезд в РФ
• Листок статистического учета прибытия
• Заявление о выдаче разрешения на работу
• Трудовой договор с иностранным сотрудником

Также доступны отчеты:

• о сроках пребывания иностранных граждан в РФ;
• по иностранным гражданам.

Все формы доступны для заполнения прямо в системе и формируются на основе уже введенных данных.

При необходимости шаблоны печатных форм можно изменить в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм (раздел «Миграционный учет»).

Контроль оплат патентов

Размер и сроки оплаты патентов могут меняться, что усложняет учет.

Подсистема хранит историю тарифов, отслеживает произведенные оплаты и контролирует сроки их внесения. Это помогает вовремя выявлять отклонения, принимать меры и избегать ситуаций с просрочками и дополнительными рисками при проверках.

Интеграция с реестром контролируемых лиц МВД

В решение можно добавить модуль автоматической проверки сотрудников по реестру контролируемых лиц МВД.

Проверка может выполняться по отдельным сотрудникам или автоматически по расписанию. Результаты сохраняются в системе и доступны для анализа.

Преимущества использования

В результате компания получает более управляемый процесс работы с иностранными сотрудниками.

Расширение позволяет:

• вести кадровый и миграционный учет в единой базе 1С;
• отказаться от параллельного ведения информации в электронных таблицах;
• автоматизировать контроль документов и сроков;
• ускорить подготовку печатных форм;
• снизить вероятность штрафов и нарушений миграционного законодательства;
• сократить объем рутинной работы кадровых специалистов.

Установка расширения

Установка выполняется через 1С:Фреш в несколько шагов.

Сначала необходимо авторизоваться в нужном приложении и открыть его интерфейс. Далее перейти в раздел «Главное» и выбрать «1С:Магазин расширений». В поисковой строке найти расширение по названию, после чего открыть его карточку и нажать кнопку «Установить».

Хотите посмотреть все доступные расширения? Они есть в 1С:Магазин расширений — прямо внутри вашей программы. Откройте нужное приложение, зайдите в меню «Главное», выберите пункт «1С:Магазин расширений» — и подберите из каталога то, что подойдет для ваших задач.

Если вы еще не подключены к облаку 1С:Фреш, зарегистрируйтесь по ссылке. Для всех новых пользователей предусмотрено 30 дней тестового доступа.

Публикация подготовлена разработчиком расширения — официальным партнером 1С:Фреш QCMS.